Spesifikasi

0. Tujuan utama dari Pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan melalui swakelola atau pemilihan penyedia adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna barang/jasa (user). Agar kebutuhan pengguna barang/jasa dari suatu organisasi dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.
   
   
   
   

   Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus diuraikan secara jelas sehingga dapat diidentifikasi dengan jelas apakah barang/jasa telah memenuhi kebutuhan mereka.

   
   

   Namun, spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga tidak mendorong penyedia menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.

   
   

   
   

   Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan awal pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pegguna, maka proses berikutnya akan dapat berjalan dengan baik sehingga prinsip efisien dapat tercapai mengingat; “75% - 85% total biaya yang dapat dihindarkan dalam suatu proyek dapat dikendalikan pada tahapan perancangan”.

   
   Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan yaitu:
   

   • -  Tepat Kualitas
     
   • -  Tepat Kuantitas
     
   • -  Tepat Waktu
     
   • -  Tepat Lokasi
     -  Tepat Harga

Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar, maka pengelola pengadaan dapat mencegah hal hal tersebut di atas dan meningkatkan value for the money dari proses pengadaan yang dilaksanakan. 

Kenneth Lysons dalam bukunya Purchasing and Supply Chain Management1, menyebutkan bahwa spesifikasi adalah pernyataan dari atribut-atribut barang atau jasa. Secara umum, spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi dan perbandingan. Apabila spesfikasi dibuat oleh pembeli maka spesifikasi memberikan informasi kepada penyedia apa yang dibutuhkan user, sedangkan apabila spesfikasi ditawarkan oleh penyedia maka spesifikasi menyediakan deskripsi dari atribut produk yang ditawarkan.

Spesifikasi juga dapat diartikan sebagai “suatu uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain lain yang harus diberikan oleh penyedia”2

Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut. Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/pemiliknya. Walaupun demikian, contoh tersebut hanya terkait keinginan pribadi pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi.

 Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut.

Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan barang/jasa. Spesifikasi barang/jasa yang jelas dan tepat akan bermanfaat untuk :

•  Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
•  Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang
• dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
•  Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.

Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan penyedia menunjukkan :

1. BAGAIMANA mereka mengusulkan untuk melaksanakannya
   
2. SIAPA yang diusulkan mereka untuk melakukannya
   
3. KAPAN atau cara pelaksanaan yang akan dilakukan (program kerja)
   
4. BERAPA usulan biaya yang akan dikenakan dan
   
5. APA perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi awal – jika ada (dan
   MENGAPA) 
   

Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi.

Isi spesifikasi akan bergantung pada pihak mana yang membuatnya, apakah dibuat oleh pengguna, perancang, produsen, penjual atau konsultan spesialis yang dipilih untuk memberikan keahlian spesialis dalam menafsirkan kebutuhan dalam lingkup kemampuan pasar dan inovasi pasar. Isi spesifikasi juga dapat berbeda-beda tergantung pada tingkat konten bahan baku dan penyediaan jasa, ukuran dan kompleksitas skema dan kegiatan yang akan dilakukan.

Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi, garis besar penyusunan spesifikasi dapat di gambarkan berikut ini: 

Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation, ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya. Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan diadakan.
Secara umum persyaratan dapat disusun dengan memperhatikan hal hal berikut ini :

•  Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan
•  Jumlah barang/jasa yang diperlukan
•  Batasan ukuran dan desain yang esensial
•  Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau internasional yang relevan.
•  Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai
•  Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa
•  Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa
•  Kondisi Kesehatan dan Keselamatan

Hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan persyaratan untuk spesifikasi :

•  Tidak standar
•  Tidak menggunakan penggunaan barang/jasa yang lebih baik atau yang tidak
• sesuai dengan kondisi terkini
•  Mencerminkan apa yang diinginkan (bukan kebutuhan) oleh pembuat spesifikasi
•  Tidak berkontribusi terhadap fungsi 
•    Mengalami kegagalan dalam penggunaan, yang secara potensial mengalami dampak yang lebih luas dari pada penghemat biaya);
•  Mengabaikan produksi dan kinerja desain yang ekonomis.
•  Bertentangan dengan standar internal atau eksternal; standar nasional, regional
• atau Internasional dan peraturan kesehatan dan keselamatan dll. 

Elemen Kunci Spesifikasi

0. Setelah persyaratan disusun, maka dokumen spasifikasi dapat dibuat dengan memasukan hal hal berikut ini:
   
   1. Ruang Lingkup
      Ruang lingkup memberikan uraian singkat mengenai kebutuhan temasuk, permohonan, lokasi, tujuan atau fungsi produk atau jasa yang diperlukan. Ruang Lingkup memuat pernyataan yang menunjukkan kepada calon penyedia apakah ia harus menyediakan produk atau jasa saja, atau termasuk jasa tambahan seperti instalasi, pengetesan (commissioning), persetujuan dll. Untuk sistem atau proses yang memiliki panduan tertulis, ruang lingkup harus dilengkapi dengan pernyataan perlunya kebutuhan pelatihan. Untuk bahan atau peralatan khusus atau dibuat berdasarkan permintaan, kebutuhan suku cadang dan lain-lain yang harus tersedia selama umur peralatan atau fasilitas perlu dimasukkan ke dalam ruang lingkup. Kebutuhan sesudah produk dan jasa diserahkan juga harus dijelaskan secara mendetail. Selain itu, ruang lingkup juga perlu menjelaskan faktor – faktor yang dapat membatasi di lokasi seperti: sumber daya energi dan telekomunikasi yang harus disediakan oleh kontraktor, termasuk parameter kegiatan kontraktor tersebut
      b. Karakteristik
      Karakteristik spesifikasi adalah keadaan yang dinginkan dari barang, bahan baku atau jasa yang akan dipasang, dibuat, diproduksi, dipergunakan, disimpan atau dilaksanakan. Informasi ini dapat disajikan dalam bentuk desain, sampel, gambar, model, pengujian awal atau penyelidikan. 
       Karakteristik juga dapat dilengkapi dengan indikator output, seperti: kekuatan, kecepatan, format, gaya, dimensi, bobot, keselamatan dll bersama dengan toleransi (bila berlaku). Karakteristik juga menjelaskan kebutuhan khusus dalam hal kesesuaian atau hal yang dapat ditukar terkait dengan aspek fungsi atau dimensi mengenai output, termasuk keragaman dan waktu yang dibutuhkan.
      
      Dalam hal terdapat pembatasan dari pihak internal atau pengecualian bahan baku dan yang melekat padanya maka pembatasan tersebut, termasuk variasi yang diperbolehkan, harus dinyatakan. Jika terdapat kebutuhan khusus untuk menetapkan proses manufaktur, tampilan, tekstur, hasil akhir (termasuk warna) tertentu, tanda untuk identifikasi, simbol operasional, berat, indikasi keselamatan atau perlindungan, hal yang penting bagi desain mis. pengaturan suhu (heat treatment), maka hal tersebut harus diberitahukan.
      c. Kinerja(Performance)
      Kinerja adalah kondisi-kondisi yang menunjukkan bahwa output harus bekerja sesuai ukuran yang diharapkan, seperti kenyamanan, kebersihan, kondisi operasional, jaminan, dll. Kinerja harus jelas dinyatakan dalam dokumen spesifikasi. Metode dan proses pengujian dalam rangka penilaian kinerja mencakup dimana, bagaimana, oleh siapa, dan dalam keadaan apa untuk mensimulasikan lingkungan operasionalnya, harus dengan jelas juga dinyatakan. Kriteria untuk lulus pengujian tersebut mencakup keakuratan dan penafsiran hasil, sertifikasi, jadwal pelaporan dan kondisi dapat diterimanya, perlu dinyatakan dengan jelas.
      Output produk atau jasa dalam rentang hidup (life span) yang diharapkan, kondisi operasional, pengendalian kualitas, dan proses jaminan yang ditetapkan dengan menggabungkan setiap variasi atau modifikasi termasuk setiap kebutuhan perlindungan atau kemasan dan informasi (format,frekuensi, media, isi dll), juga menjadi bagian kinerja yang harus dijelaskan dalam dokumen spesifikasi.
      
      

 Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi

Berikut ini beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat menuliskan spesifikasi:

•  Apakah batasan dan toleransi yang dibuat dalam spesifikasi adalah wajar dan mudah diperiksa?
•  Apakah spesifikasi sesuai (bila perlu) dengan Standar Nasional, Daerah atau Internasional?
•  Apakah spesifikasi ditulis dalam bahasa yang sederhana dan apakah menghindari penggunaan bahasa yang tidak resmi?
  Seringkali bahasa yang tidak resmi (jargon, slang, slogan) hanya khusus digunakan dalam industri atau organisasi tertentu yang sering membingungkan salah satu pihak. Oleh karena itu, ketika menyusun spesifikasi, penyusun harus selalu menjelaskan istilah, akronim dan simbol. Penulis spesifikasi tidak bisa mengharapkan bahwa spesifikasi akan dibaca oleh ahli saja.
  Bagian dalam spesifikasi harus diberi nomor dengan metode yang konsisten dan masuk akal serta menggunakan seseorang yang independen untuk membaca spesifikasi dalam rangka mengecek apakah spesifikasi tersebut mudah dibaca serta jelas dan kemudian membahas semua konsep spesifikasi itu dengan rekan dan pengguna. 

Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi.

a. Risiko Tanggung Jawab (Liability)
Tanggung jawab harus dengan jelas ditetapkan. Pengguna akhir bertanggung jawab untuk membuat dan mempertahankan spesifikasi. Manajer Anggaran bertanggung jawab untuk memeriksa/memberikan otorisasi atas spesifikasi bersamaan dengan manajer pengadaan.

Pertanyaan kunci yang harus diajukan adalah:

•  Kapan dan dalam kondisi apa risiko atas barang/jasa berpindah ke pembeli?
• Pihak mana yang menanggung risiko dan tanggung jawab (liability) untuk cedera atau kerusakan yang terjadi terhadap orang atau properti sementara pekerjaan dilakukan di lokasi?
•  Siapa yang mengatur Penyerahan, Membongkar Muatan dll. dan atas risiko siapa
• Kewajiban dan insentif apa yang dapat ditempatkan kepada penyedia untuk mengganti barang yang rusak atau yang hilang dalam pengiriman, atau di lokasi?
• Siapa yang mengatur, melindungi dan memiliki tanggung jawab (liability) dalam hal penyimpanan barang di lokasi pembeli?

b. Membongkar Muatan

•  Siapa yang menyediakan peralatan membongkar/mengangkat peralatan (atas biaya siapa)?
•  Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk membongkar/menyimpan barang tersebut?
•  Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk memindahkan barang itu?
•  Siapa yang menyediakan asuransi untuk barang itu?

c. Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)

•  Siapa yang menyiapkan lokasi/lingkungan?
•  Siapa yang bertanggung jawab memastikan lokasi/lingkungan sesuai untuk instalasi?
•  Siapa yang membongkar barang dan memindahkan ke posisi yang diperlukan
•  Siapa yang menyediakan peralatan untuk membongkar/memindahkan dan tenaga kerja?
•  Apakah ada skala waktunya?
• Jasa apa yang dibutuhkan, siapa yang menyediakan dan bertanggung jawab untuk memasangkan sambungan?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan instalasi tersebut sesuai sebelum pengetesan (commissioning)?
• Prosedur apa yang ada jika terjadi kelambatan yang disebabkan pembeli?
• Prosedur apa yang ada ketika instalasi sudah lengkap?

d. Fasilitas Lokasi

•  Apa yang tersedia dan diperlukan penyedia?
•  Apa yang dapat dipakai dan atas risiko siapa?
•  Prosedur apa yang ada untuk fasilitas khusus dan jasa tetap/sementara?

e. Faktor Tambahan untuk dipertimbangkan

•  Persyaratan Kesehatan dan Keselamatan Kerja, contohnya Alat Pelindung Diri, Sistem Pengaman (Fail Safe).
•  Batasan kebisingan dan getaran
•  Pencantuman tentang Polusi dan Radiasi
•  Persyaratan Bangunan: tahan api bebas debu, pencegah kebakaran (Inert gas flooded) , batasan kelembaban
•  Persyaratan Pondasi dan Detil Pemasangan misal : Berat, elemen dalam operasional (Operating Forces) dan Persyaratan/Batasan mengenai Ruang
•  Persyaratan Listrik, Tekanan Air, jarak tangki ke tempat air, cara menghubungkannya. 

Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan 

1. Spesifikasi benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; Tujuan utama penyusunan spesifikasi teknis adalah memenuhi kebutuhan pengguna akhir sehingga barang/ jasa yang didapatkan memberi hasil (outcome) bahkan keuntungan (benefit) yang efektif dalam rangka pencapaian target dan sasaran pengadaan yang telah ditetapkan.
2. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
Prinsip mempertahankan tingkat kompetisi pada level yang ideal bertujuan untuk mendapatkan barang/jasa yang efektif dan efisien. Mengarah pada satu merek tertentu menempatkan barang/jasa pada kotak bottleneck dan penyedia cenderung mengekplotasi pembeli. Mengarah pada merek tertentu hanya diperbolehkan untuk barang/ jasa yang telah dilingkupi oleh perjanjian yang lebih tinggi seperti kontrak payung LKPP terkait e-Catalog atau pengadaan suku cadang.
Membuka persaingan dengan tidak mengarah pada merek tertentu harus dimulai sejak identifikasi kebutuhan. KAK mesti memberikan referensi minimal 2 merek/produk referensi yang direkomendasikan PA/KPA atau pengguna akhir. Yang perlu diingat, persaingan tidak hanya pada spesifikasi teknis, namun juga pada harga. Sehingga referensi ini mestinya juga menjadi pertimbangan dalam penetapan HPS.
3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
Spesifikasi teknis wajib mempertimbangkan penggunaan produksi dalam negeri sesuai dengan kemampuan industri nasional dan juga tenaga ahli dan/atau penyedia barang/ jasa dalam negeri. Harus diteliti sebaik-baiknya agar komponen spesifikasi benar-benar mengarah pada hasil produksi dalam negeri dan bukan barang/jasa impor yang dijual di dalam negeri. Dalam hal sebagian bahan untuk menghasilkan barang/jasa produksi dalam negeri berasal dari impor, dipilih barang/jasa yang memiliki komponen dalam negeri paling besar;

4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI);
Spesifikasi teknis semaksimal mungkin mengacu pada SNI dengan tetap memperhatikan kemampuan atau potensi nasional atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang bila tidak. 

Pembuat spesifikasi harus menganalisa kesesuaian dokumen spesifikasi yang telah dibuatnya dengan kondisi terkini, seperti:

• apakah barang/jasa dengan spesifikasi yang telah dibuat masih terdapat dipasar?
•  Apakah tersedia penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu yang telah ditentukan?
•  Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.
•  Tingkat efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,
•  Selaras dengan konsep ramah lingkungan,
•  mengurangi kebisingan
•  tingkat emisi
•  Faktor biaya perawatan yang rendah

Hasil survey pasar dapat dipakai untuk menganalisa apakah spesfikasi yang dibuat telah sesuai dengan kondisi terkini, dan sejauh mana tingkat/level faktor- faktor tersebut telah dicapai oleh industri. 

Hal-hal yang harus didokumentasikan dalam menyusun spesifikasi antara lain:

1. Dokumen Inventarisasi Kebutuhan dari pengguna (user).
   
2. Dokumen hasil Kaji Ulang Kerangka Acuan Kerja dalam dokumen perencanaan pengadaan.
   
3. Data/Informasi survey pasar (apabila dilakukan).
   
4. Dokumen Spesifikasi Teknis. 
   
   
   
   
   
   1 Kenneth Lysons, Purchasing and Supply Chain Management, Financial Times, 2006
   2 Indonesia Strengthening Public Procurement Program, Essential Procurement Skills Module 2, LKPP, 2010